1.Resumen ejecutivo
Xcailex propone estructurar un piloto de captación digital y CRM para ThinkCo que permita convertir contactos procedentes de campañas y canales digitales en oportunidades comerciales registradas, cualificadas y asignadas para su seguimiento.
El planteamiento parte de una premisa deliberada: no implantar un CRM pesado ni alterar los sistemas actuales de ThinkCo, sino construir un circuito sencillo, reutilizable y exportable que cubra el tramo hoy menos estructurado del proceso comercial digital.
2.Punto de partida y alcance acordado
En la sesión de trabajo del 15 de julio de 2026 se acordó priorizar el desarrollo de un embudo de captación digital conectado a un CRM sencillo. La solución debía ser independiente de los procesos actuales, reutilizable para distintas campañas y servicios y susceptible de evolucionar posteriormente.
El CRM se concibió como una herramienta mínima de registro y seguimiento, no como una transformación integral del sistema comercial de ThinkCo. La prioridad es resolver el flujo de entrada, clasificación, asignación y seguimiento de nuevos contactos.
2.1. Principios de diseño
- Simplicidad: registrar únicamente la información que sea útil para decidir y actuar.
- Reutilización: el mismo circuito debe poder aplicarse a distintas campañas, servicios B2B o B2C y futuras ayudas.
- No interferencia: el piloto debe funcionar sin obligar a sustituir procesos o herramientas actualmente operativas.
- Exportabilidad: la información debe poder extraerse de forma sencilla a Excel/CSV y migrarse a otra plataforma si se decide.
- Automatización progresiva: primero se valida el recorrido; después se automatizan los pasos que aporten valor real.
- Supervisión humana: la IA apoya la cualificación y el registro, pero las decisiones comerciales relevantes permanecen bajo control del equipo.
3.Objetivos del piloto
| # | Objetivo | Resultado esperado |
|---|---|---|
| 1 | Captar | Recibir contactos desde campañas, web, formularios, chat o WhatsApp. |
| 2 | Cualificar | Recoger la información mínima para entender necesidad, interés y prioridad. |
| 3 | Registrar | Crear automáticamente un lead con datos estructurados y trazabilidad de origen. |
| 4 | Asignar | Dirigir el lead al responsable adecuado según reglas acordadas. |
| 5 | Dar seguimiento | Mantener estado, próxima acción y fecha de seguimiento. |
| 6 | Aprender | Medir resultados y ajustar preguntas, clasificación y recorrido comercial. |
4.Recorrido funcional propuesto
El piloto debe cubrir un recorrido completo y medible desde la entrada del contacto hasta su entrega al equipo comercial.
4.1. Canales de entrada
- Landing o formulario vinculado a una campaña concreta.
- Chat web o agente conversacional integrado en una landing.
- WhatsApp, si se valida como canal prioritario y se dispone de la integración adecuada.
- Carga manual de contactos recibidos por otras vías, para evitar que el sistema dependa de un único canal.
4.2. Cualificación asistida
El sistema formulará un conjunto breve de preguntas adaptadas a la campaña o servicio. A partir de las respuestas podrá resumir la necesidad, clasificar el lead y preparar la información para su registro. El número de preguntas debe ser reducido para no penalizar la conversión.
5.Diseño del CRM mínimo
El CRM inicial debe servir para trabajar, no para acumular datos. La siguiente estructura se propone como base de validación con ThinkCo.
| Bloque | Campo | Función |
|---|---|---|
| Identificación | ID del lead | Automático y único. |
| Identificación | Fecha de entrada | Fecha y hora de creación. |
| Contacto | Nombre y apellidos | Persona de contacto. |
| Contacto | Empresa / entidad | Cuando aplique. |
| Contacto | Teléfono | Dato de contacto. |
| Contacto | Dato de contacto. | |
| Origen | Canal | Meta, LinkedIn, web, WhatsApp, referido, otro. |
| Origen | Campaña | Campaña o acción que generó el contacto. |
| Interés | Servicio / necesidad | Motivo principal de contacto. |
| Interés | B2B / B2C | Clasificación inicial. |
| Cualificación | Resumen de necesidad | Síntesis breve, generada o asistida por IA. |
| Cualificación | Prioridad | Alta / media / baja, según reglas acordadas. |
| Gestión | Responsable | Persona o departamento asignado. |
| Gestión | Estado | Fase actual del pipeline. |
| Gestión | Próxima acción | Llamada, email, reunión, documentación, etc. |
| Gestión | Fecha próxima acción | Fecha de seguimiento. |
| Gestión | Observaciones | Información adicional relevante. |
| Cumplimiento | Consentimiento / origen legal | Registro del consentimiento o base aplicable cuando proceda. |
6.Pipeline comercial propuesto
Para el piloto se propone un pipeline deliberadamente corto. Se podrá ampliar si la operativa real lo exige, pero no antes de comprobar que cada estado tiene una utilidad clara.
| Estado | Criterio |
|---|---|
| Nuevo | Lead creado y pendiente de revisión o asignación. |
| Cualificado | Se dispone de información suficiente y existe encaje inicial. |
| Contactado | El equipo ya ha realizado el primer contacto humano. |
| Reunión | Existe reunión, llamada de diagnóstico o siguiente paso equivalente. |
| Propuesta | Se ha enviado una propuesta o acción comercial concreta. |
| Ganado | La oportunidad se convierte en cliente / servicio. |
| Perdido | No continúa; se registra motivo cuando sea posible. |
Regla de simplicidad: si un estado no ayuda a decidir qué hacer a continuación, no debe formar parte del CRM.
7.Automatizaciones previstas
Una vez validado el CRM mínimo, el piloto podrá automatizar el tramo repetitivo del proceso. La automatización se diseñará por capas, evitando complejidad innecesaria.
| Automatización | Función |
|---|---|
| Alta automática | Crear el lead al finalizar el formulario o conversación. |
| Resumen con IA | Sintetizar la necesidad del contacto en un texto breve y homogéneo. |
| Clasificación | Asignar B2B/B2C, servicio y prioridad según reglas previamente aprobadas. |
| Asignación | Dirigir el lead a una persona o departamento. |
| Aviso | Enviar una notificación al responsable cuando entre un lead relevante. |
| Seguimiento | Generar recordatorios de próxima acción y detectar leads sin movimiento. |
| Reporting | Medir entradas, cualificación, tiempos de respuesta y conversiones. |
En esta fase no se plantea automatizar decisiones comerciales sensibles ni comunicaciones que deban enviarse sin supervisión. El grado de autonomía se aumentará únicamente cuando el proceso esté probado.
8.Alcance del piloto
8.1. Incluido
- Diseño funcional del embudo de captación.
- Definición del CRM mínimo y pipeline comercial.
- Definición de campos, reglas de clasificación y criterios de asignación.
- Diseño de una experiencia de entrada para una campaña o servicio piloto.
- Configuración del registro automático de leads en la solución CRM elegida.
- Avisos al responsable y lógica básica de seguimiento.
- Pruebas con casos reales o simulados y ajuste del recorrido.
- Documentación funcional, evidencias y capturas del piloto.
- Preparación de la base para futuras conexiones con asistentes de IA y otros sistemas.
8.2. No incluido en esta primera fase
- Sustitución integral de los sistemas comerciales actuales de ThinkCo.
- Migración completa del histórico de clientes o expedientes.
- Automatización masiva de LinkedIn u otros canales que puedan vulnerar condiciones de uso.
- Integración con el servidor documental interno, que permanece como línea independiente y no prioritaria.
- Desarrollo de integraciones complejas no necesarias para validar el circuito de captación.
- Conexiones avanzadas mediante MCP con ChatGPT o Claude, previstas como posible evolución posterior.
9.Criterios para seleccionar la herramienta CRM
Xcailex propone no cerrar la plataforma tecnológica antes de validar el modelo funcional. La herramienta del piloto deberá cumplir, como mínimo, los siguientes criterios:
- Uso sencillo por parte del equipo, con curva de aprendizaje reducida.
- Capacidad de crear campos y estados personalizados.
- API, webhooks o mecanismos de integración suficientes para automatizar altas y avisos.
- Exportación sencilla a Excel/CSV.
- Control de usuarios y permisos.
- Coste proporcionado al volumen y al uso real.
- Posibilidad de crecer o migrar si el canal digital adquiere mayor peso.
Tras la validación de estos criterios se elegirá entre una solución CRM ligera ya existente o una solución específica de alcance reducido, en función del coste, mantenimiento y facilidad de integración.
10.Plan de trabajo propuesto
| Fase | Nombre | Contenido | Participación |
|---|---|---|---|
| Fase 1 | Validación funcional | Cerrar campos, pipeline, canales, responsables y reglas de cualificación. | ThinkCo + Xcailex |
| Fase 2 | Diseño del piloto | Seleccionar campaña/servicio y definir recorrido completo de entrada a seguimiento. | Xcailex |
| Fase 3 | Configuración e integración | Configurar CRM, formulario/agente, automatizaciones y avisos. | Xcailex |
| Fase 4 | Pruebas | Probar con leads simulados y, cuando proceda, reales. Corregir fricciones. | ThinkCo + Xcailex |
| Fase 5 | Puesta en marcha controlada | Activar el piloto con alcance limitado y seguimiento cercano. | ThinkCo + Xcailex |
| Fase 6 | Evaluación y escalado | Medir resultados, decidir mejoras y extender a nuevas campañas. | ThinkCo + Xcailex |
11.Indicadores de éxito
| Indicador | Qué permite medir |
|---|---|
| Leads captados | Número de contactos nuevos registrados por canal y campaña. |
| % leads cualificados | Proporción de contactos que alcanzan la información mínima requerida. |
| Tiempo hasta asignación | Tiempo entre entrada y llegada al responsable. |
| Tiempo de primera respuesta | Tiempo hasta la primera actuación comercial humana. |
| % con próxima acción | Calidad del seguimiento: leads activos con una acción y fecha definida. |
| Conversión por fase | Paso de cualificado a reunión, propuesta y cliente. |
| Leads sin movimiento | Contactos que permanecen estancados más allá del plazo acordado. |
| Calidad de datos | Porcentaje de registros con campos mínimos completos. |
12.Seguridad, protección de datos y control
El piloto deberá aplicar los principios de minimización de datos, acceso limitado y trazabilidad. Solo se recogerán los datos necesarios para la finalidad comercial definida.
- Información clara al usuario sobre el tratamiento de sus datos en los canales de captación.
- Registro del origen del lead y, cuando proceda, del consentimiento.
- Permisos por usuario o rol en la herramienta CRM.
- Revisión de las integraciones antes de utilizar canales con información sensible.
- Supervisión humana de las decisiones comerciales y de cualquier comunicación de impacto.
- Conservación y eliminación de datos conforme a los criterios que determine ThinkCo.
13.Entregables del piloto
- Mapa funcional del proceso de captación y seguimiento.
- Definición validada del CRM mínimo y del pipeline.
- Matriz de campos, reglas de clasificación y asignación.
- Piloto operativo para una campaña o servicio seleccionado.
- Automatizaciones de alta, clasificación, aviso y seguimiento incluidas en el alcance.
- Conjunto de casos de prueba y resultados.
- Guía breve de uso para el equipo.
- Evidencias y capturas necesarias para la documentación del proyecto.
- Informe de evaluación con mejoras y posibilidades de escalado.
14.Decisiones a validar con ThinkCo
La siguiente sesión debe cerrar las decisiones funcionales que permiten iniciar la configuración del piloto. Xcailex propone utilizar esta lista como guion de validación:
| # | Decisión | Pregunta de validación |
|---|---|---|
| 1 | Campaña piloto | ¿Qué servicio o campaña utilizamos para probar el circuito completo? |
| 2 | Canal inicial | ¿Web/formulario, chat, WhatsApp o combinación? |
| 3 | Datos mínimos | ¿Qué información debe tener un lead antes de enviarlo al equipo? |
| 4 | Cualificación | ¿Qué condiciones hacen que un lead sea prioritario? |
| 5 | Asignación | ¿Quién recibe cada tipo de oportunidad? |
| 6 | Pipeline | ¿Los siete estados propuestos reflejan vuestra operativa? |
| 7 | Avisos | ¿Cómo debe notificarse un lead nuevo o prioritario? |
| 8 | Seguimiento | ¿Cuánto tiempo puede pasar un lead sin acción antes de generar aviso? |
| 9 | Herramienta | ¿Existe alguna restricción o preferencia tecnológica que debamos respetar? |
| 10 | Datos históricos | ¿Se empieza desde cero o conviene importar una selección de contactos? |
15.Próximo hito propuesto
Una vez validadas las decisiones anteriores, Xcailex cerrará el diseño del CRM mínimo y del recorrido de captación para iniciar la configuración del piloto sobre una campaña concreta.
Xcailex · Consultora de IA | Documento de trabajo para validación funcional